Evaluación de software: el paso clave para acelerar el ROI y lograr ahorros del 25% o más en el costo del software

La adopción de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o cualquier otro tipo de software empresarial se ha vuelto fundamental en los últimos años para las organizaciones de México y de todo el mundo. Sin embargo, el porcentaje de implementaciones fallidas podría alcanzar hasta un 75%, lo cual se traduce en pérdidas de capacidad operativa, de competitividad, de ingresos, de empleados e incluso de clientes.

Esto se debe a que, si bien el software ofrece diversos beneficios (como una mayor fluidez en las operaciones, automatización de procesos manuales, mejor control y entendimiento de las operaciones, personal más eficiente y sustitución de sistemas heredados obsoletos) estos no llegan por sí solos.

Por el contrario, es importante que todas las compañías —sin importar al sector al que pertenezcan— sepan que una implementación de software exitosa requiere de una minuciosa evaluación previa. De manera ideal, esta debe ser realizada con el apoyo de profesionales imparciales que cotejen los cientos y hasta miles de características incluidas en las distintas soluciones de software empresarial frente a los requerimientos de la compañía, para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades particulares.

“Entre algunas empresas, existe una percepción de que la adquisición de software se puede llevar a cabo sin una evaluación concienzuda previa y tomando únicamente como base las recomendaciones y discursos de venta de los proveedores. Ese es un error común entre los empresarios e incluso entre las propias áreas de TI, quienes adquieren soluciones únicamente porque el proveedor en cuestión les hace creer que su tecnología es la que realmente necesitan, sin que verdaderamente se haya hecho la revisión correspondiente”, señala Jorge García, analista principal de BI y gestión de datos en Technology Evaluation Centers.

Y no es así. La evaluación de software no es un “gasto adicional” a la implementación; por el contrario, puede ser la clave entre una decisión exitosa y una implementación fallida. Datos de Technology Evaluation Centers (TEC) indican que entre un 50% y un 75% de las empresas que no contemplan una consultoría adecuada enfrentan pérdidas económicas importantes.

Acelerar el ROI mediante la evaluación

Dicho lo anterior, es importante mencionar que una evaluación de software meticulosa es determinante para que la implementación sea exitosa y los beneficios se presenten lo antes posible, generando una mejora en el retorno de Inversión (ROI).

Desde el punto de vista de los ahorros, datos de TEC indican que, al efectuar una detallada evaluación, las empresas pueden reducir el tiempo de selección hasta en un 50%, sin sacrificar el número de proveedores comparados, las características revisadas y el nivel de detalle del análisis. Además, según los datos obtenidos por TEC, las compañías que llevan a cabo una evaluación previa llegan a ahorrarse un 25% o más en materia de costos relacionados con la adquisición del software, en comparación con aquellas empresas que no realizan ese proceso.

Esto último —si bien dependerá del tipo de empresa y el tipo de software analizado— hará que el retorno de la inversión (ROI) se logre de manera más rápida y positiva.

Es fundamental que las compañías se apoyen en expertos que les brinden un verdadero soporte a la toma de decisiones, que incluyan datos de proveedores de software y múltiples factores cuantificables para identificar qué productos son los que en realidad se adaptan a sus objetivos y requerimientos particulares. De esta forma, los tiempos de evaluación y selección se reducen, los beneficios llegan más rápido y las ventajas —tanto operativas como financieras— se ven reflejadas con anticipación, al tiempo que se reduce el riesgo de un fracaso en la implementación.